Verandering is nodig om de zorg van de toekomst vorm te geven. Het is niet meer de vraag óf we het anders gaan doen, maar hóe dan. De kwaliteit van leven van cliënten en het werkplezier van medewerkers zijn belangrijke drijfveren om in beweging te komen. Een andere, urgente, drijfveer is het ‘huishoudboekje’ van Cello. Eén van de knoppen waar we aan draaien om de financiële situatie van Cello te verbeteren, is capaciteitsmanagement. Het slim inzetten van onze ‘menskracht’ draagt ook bij aan meer rust, voorspelbaarheid en balans in de roosters. Susan Kuipers (MZD) vertelt in dit bericht hoe ze met haar teams aan de slag ging met capaciteitsmanagement.
Hoe houden we het leuk samen
Susan werkt nu bijna drie jaar bij Cello als manager van twee woningen op de Binckhorst. “In mijn loopbaan heb ik allerlei functies gehad in de zorg. Ik begon ooit als stagiair bij Amarant, ben begeleider geweest bij Prisma en heb in de ouderenzorg gewerkt. Wat ik het leukste vind aan de rol van leidinggevende is mensen helpen de ‘beren van de weg te vegen’ en het positieve te benadrukken. Ik vind het belangrijk om successen te vieren en te kijken wat we kunnen doen om het werkplezier te behouden.” Dat laatste is tegelijk ook één van de uitdagingen die Susan tegenkomt in haar werk. “Met mijn teams probeer ik steeds weer het gesprek te voeren over wat doen we wel, wat doen we niet en hoe houden we het leuk samen. Mijn uitdaging zit in het zoeken van de balans tussen er zijn voor de medewerkers, de kwaliteit van zorg én de financiën.”
Gezamenlijke opdracht
In die zoektocht is Susan niet alleen, ze betrekt haar teams door ze mee te nemen in de noodzaak van verandering. “Ik neem mijn verantwoordelijkheid als manager, maar ik vind ook dat we een gezamenlijke opdracht hebben. In het huishoudboekje, de manier waarop we onze werkzaamheden organiseren en hoe we samenwerken. Wat hebben we als zorgprofessionals met elkaar te doen, waar hebben we invloed op en welke stappen kunnen we zetten? Iedereen heeft een belangrijke bijdrage en ik wil mensen de ruimte geven om mee te denken. Voor de rest van dit jaar ligt onze focus bijvoorbeeld op het vullen van vacatures, het verbeteren van inzet indirecte uren en diensten van minimaal vier uur.”
Ieder team is anders
Susan: “De onderliggende koers is duidelijk. Maar, teams en medewerkers zijn niet allemaal hetzelfde in hun wensen en uitdagingen. Bij één van mijn teams was in het begin weerstand op roosteren met een planner. Dat is nu wel bijgetrokken, maar met veel vacatureruimte is het sowieso een lastige puzzel om de roosters rond te krijgen. Dat helpt niet mee bij zo’n verandering. Bij een ander team werd de planner snel geaccepteerd, maar ligt nu nog de vraag hoe we de inzet van langere diensten kunnen inrichten met de directe- en indirecte uren.”
Aan welke knop kunnen we wél draaien
Susan: “En eerlijk is eerlijk, voordat ik hier zelf mee aan de slag ging had ik ook het vooroordeel dat er alleen maar koste wat kost bezuinigd moest gaan worden. Maar inmiddels weet ik dat we juist inzoomen op bepaalde vraagstukken, dat we kijken naar de knoppen waar we wél aan kunnen draaien en welke concrete suggesties voor verbetering dat brengt. Als ik nu kijk naar wat capaciteitsmanagement ons heeft opgeleverd, dan denk ik bijvoorbeeld aan het duidelijker wegzetten van de indirecte uren. De inzichten die dat geeft, nemen we niet alleen mee in de dagprogramma’s van cliënten, maar ook in de begroting voor volgend jaar. Cliënten gaan langer naar dagbesteding, waardoor we de bezetting op de woning anders kunnen regelen. We leren ook om de werkzaamheden steeds beter aan te passen aan talenten en mogelijkheden van collega’s, bijvoorbeeld bij onze woningassistenten.”
Zorgen voor jezelf en voor elkaar
“Wat ik ook nog wil benoemen is dat er meer eigenaarschap is op het gebied van verzuim (voorkomen). Mensen trekken zelf aan de bel en nemen initiatief om goed voor zichzelf te zorgen. Dat maakt mij trots! Wat ook nieuwe energie in één van de teams brengt is samen leren. In dit geval gaat het om een cce-traject voor een cliënt vanuit meerzorg, waarbij een team onder begeleiding extra stil staat bij de kwaliteit van zorg. Samen ruimte maken, groeien en verbeteren wordt als prettig ervaren en geeft veel voldoening.”
Elkaar helpen
En hoe kijkt Susan terug op haar eigen (leer)proces als het gaat om capaciteitsmanagement? “Iedereen heeft zijn of haar eigen proces, en dat maakt het waardevol om elkaar terugkoppeling te geven. Het heeft mij geholpen om met managers onderling te delen waar je tegenaan loopt. Ieder heeft zijn eigen focus, en het kan fijn zijn om bevestiging te krijgen dat je op de goede weg bent. Dat merk ik ook in de samenwerking met de planner en kwaliteitsondersteuner. Je kijkt allemaal vanuit je eigen bril en vult elkaar aan. Dat voelt voor mij echt als het samen doen.”
